Frågor att ställa sig vid upphandling av ett reseräkningssystem

Hur fungerar systemet för de anställda?

När man upphandlar ett nytt reseräkningssystem bör man tänka på de olika rollerna på företaget som kommer använda systemet: anställda, chefer (attest), ekonomi- och löneavdelningen samt IT-avdelningen. Nedan kan du läsa om varje enskild roll samt vad som är viktigt för dem i ett reseräkningssystem.

Anställda

Anställda kommer använda systemet regelbundet, men inte alltid så pass ofta att de kommer ihåg hur det fungerar. Därför är det viktigt att systemet är enkelt att förstå och inte kräver en manual för att användas. Anställda är den största gruppen användare, så det är här de stora tidsbesparingarna finns.

Chefer

En annan grupp är chefer, de som attesterar andras rapporter i systemet. Några frågor att ställa sig är om chefen kan attestera snabbt och enkelt? Kan man översiktligt se vad rapporten innehåller? Om den anställda har missat någonting, finns det möjlighet att enkelt skicka tillbaka en rapport?

Ekonomi- och löneavdelningen

Systemet bör förstås automatiskt bokföra allting, inklusive beräkning av traktamente, representation och milersättning. Kan man se hur systemet har beräknat dessa saker? Vidare behövs en översikt över alla reseräkningar på företaget, både de redan attesterade rapporterna och de rapporter som just nu befinner sig i attestflödet.

Några andra frågor att ställa säg är om en anställd tas bort från systemet, finns personens reseräkningar kvar? Hur fungerar exporter till lön- och bokföringsprogram? Kan systemet hantera projekt, kostnadsställen och dylikt?

IT-avdelningen

Om ni vill bygga integrationer mellan era nuvarande system och det nya reseräkningssytemet är det viktigt att er IT-avdelning kan arbeta på ett okomplicerat sätt i det nya systemet. Systemet behöver både vara enkelt att förstå men också tillhandahålla ett tekniskt gränssnitt (Application programming interface, API) som ni kan integrera med.

Vissa integrationer kan vara mer komplicerade att bygga och andra mer enkla, så ur kostnadssynpunkt är det relevant att titta på vilka resurser ni har internt samt vilken hjälp ni behöver från t.ex. en IT-konsult. Företaget som tillhandahåller ett reseräkningssystem brukar även kunna svara på frågor och vara behjälpliga vid en integration.

Under fliken “Vanliga integrationer” kan du läsa mera om vilka integrationer som oftast är möjliga att utföra.

Hur lång tid tar det att komma igång?

Olika reseräkningssystem har olika sätt att jobba på för att komma igång med en ny kund. En punkt att titta på innan ni upphandlar ett system är hur lång tid det tar att komma igång? Desto kortare, desto bättre. Det är även viktigt att prata om priset, finns det någon extra implementationskostnad ovanpå bas-priset eller ingår implementation utan extra kostnad? Läs mera om prissättning under fliken “Pris”.

Hur mycket tid och pengar kan ni spara?

Det är även angeläget att titta på hur mycket tid de olika anställda i dagsläget lägger på reseräkningar och hur många timmar ni kommer att spara genom att upphandla ett system. Det finns lite olika sätt att beräkna detta på, nedan finner du ett exempel för att ta reda på hur mycket er nuvarande kostnad är för utlägg.

Vi antar att ett konsultbolag har 100 anställda där bruttolönen per anställd ligger på 32 000 kr/månad. Timkostnaden på ett år för en anställd blir då 293 kr. Beräknat på 32 000 kr x 1.38 i arbetsgivaravgifter x 12 månader / 1808 årstimmar (antalet timmar på ett år inklusive semester och röda dagar, källa Wikipedia).

Anställda lägger i genomsnitt 1 timme i månaden på sina reseräkningar. Det blir alltså 293 kr x 1 timme x 100 anställda = 29 310 kr/månaden eller 351 717 kr/år.

Så det finns med andra ord stora belopp att spara genom att upphandla ett nytt system för reseräkningar. Här är några tips på reseräkningssystem som kan hjälpa er att automatisera hanteringen av kvitton; Skovik, Hogia, Visma och Flex. (Länka till varje tjänst).

Vilken säkerhet erhåller systemet?

När man jobbar med digitala tjänster är säkerhet viktigt, både säkerhet kring ert företags bokföringsdata men också informationen om era anställda. Nedan finner du några av de vanligaste säkerhetstyperna som är bra att titta efter när ni upphandlar ett reseräkningssystem.

Kryptering

En typ av säkerhet som ni måste kräva är kryptering. Kryptering innebär att information inte är läslig för obehöriga. En fråga att ställa sig är om reseräkningssystemet krypterar alla anslutningar. Det gäller även information som skickas till/från systemet via integrationer. En vanlig typ av kryptering är TLS (Transport Layer Security). Det är samma säkerhetsstandard som internetbanker mfl. använder och det innebär att kommunikationen inte kan avlyssnas. Har leverantören den säkerheten?

Personuppgifter

Övriga säkerhetstyper att titta vidare på är säkerhet kring personuppgifter? Var hanteras uppgifter och var lagras de? Har ni tillgång till att själva uppdatera information om era anställda i systemet eller måste ni kontakta leverantörens support-avdelningen för att göra en ändring?

Lagring av data

Platsen information sparas på är också viktigt. Lagras det på era lokala datorer eller på servrar? Det finns fördelar och nackdelar med båda alternativen, men vanligtvis är det enklare att spara informationen hos systemleverantören. Det minskar bördan för IT-avdelningen som i stället kan fokusera på kärnverksamheten. Dessutom hanterar de backup, så om någon av företagets datorer blir stulen eller går sönder så finns informationen fortfarande kvar hos leverantören.

Om informationen sparas på servrar, vad är säkerheten där? Är servrarna krypterade (hänvisa till fliken “Kryptering”), är de skyddade mot brand, finns det multipla kopior om en server skulle krascha? I vilket land finns servrarna? Ännu en fråga att ställa sig är hur länge informationen på servrarna sparas? [Bokföringslagen][http://www.bfn.se/sv/lattlast/6-fragor-och-svar-om-bokforing] kräver minst 7 år.

Kan man exportera data från systemet?

En funktion att titta vidare på är exportering av bokförings- och lönefiler från reseräkningssystemet. Äger ni som företag er egen data och har ni tillgång till er information? Kan ni exportera ut alla reseräkningar och kvittobilder om ni får en skatterevision, om ni vill avsluta tjänsten eller om leverantören går i konkurs? Ta också reda på om reseräkningssystemet jobbar med standard-format som fungerar i andra program eller om ni måste konvertera reseräkningsssystemets filer till något annat format för att de ska passa era nuvarande system.

Det är även relevant att titta på hur ni automatiskt kan överföra bokförings- och lönefiler till ert ekonomisystem för att slippa manuell hantering. Under fliken “Vanliga integrationer” kan du läsa mer om olika sätt att koppla reseräkningssystemet med andra system, bland annat med ert ekonomisystem.

Hur kopplas systemet med er andra system?

Det är väsentligt att ta reda på vilka integrationer som är möjliga att göra mellan det nya reseräkningssytemet och andra system. När ni implementerar ett system är det viktigt att det nya systemet kan samarbeta med era redan implementerade system, då det förenklar processer och digitaliserar ert företag. Har det upphandlade reseräkningssystemet ett API (Application Programming Interface) som ni kan koppla era system till? Under fliken “Vanliga integrationer” kan ni läsa mera om vilka integrationer som ofta är möjliga att göra mellan olika system.

Support?

Om det upphandlade systemet någon gång skulle få tekniska problem så att systemet ligger nere, hur snabbt kan ni som kund få veta det och hur snabbt kan man garantera att systemet är igång igen? Sådana frågor är viktiga att fundera på för att det kan ge stora konsekvenser för ert företag om systemet ligger nere under lång tid.

Även vad gäller så kallad vanlig support är viktigt att tänka på. Ges support på flera språk, hur snabbt garanteras ni få hjälp samt via vilka kanaler (webb, chatt, email, telefon)? Kostar support något extra eller ingår det i ert upphandlade pris?

Pris?

När ni jämför olika reseräkningssystem är det grundläggande att ni tittar på vad ni får ut av pengarna. Det bästa systemen har ofta ett högre pris, men tidsbesparingarna brukar också vara mycket större. Så, det dyraste systemet kan vara det som ger störst besparingar, och därmed ger högst avkastning (ROI).

Det är även viktigt att titta på vad som ingår i priset, ingår support och hjälp när som helst? Finns det en installationskostnad eller är det en prenumeration där ni betalar per användare per månad?

Några fler frågor att ställa sig är om uppgraderingar kostar, finns det någon bindningstid och ingår säkerhetskopiering samt backup eller kostar det extra? Om era bokföringsdata sparas på servrar, finns det en gräns för hur mycket data ni får spara eller är det obegränsat?

Vissa integrationer kan också kosta pengar att bygga beroende på vilken kompetens som finns internt hos er, vad leverantören kan hjälpa till med eller om en IT-konsult måste vara med i processen. Under fliken ”Integrationer” kan ni läsa mera om vilka integrationer som är vanliga att göra.