Vanliga integrationer
En integration betyder en koppling mellan olika system, synonym till integration är sammansmältning. Det finns olika sätt att göra integrationer på, en av de vanligaste är att koppla systemen med ett API. Ett API (Application Programming Interface) är ett tekniskt gränssnitt som integrerar system.
Det underlättar för er om det nya reseräkningssystemet har ett API med standarduppsättningar så att ni inte behöver bygga några speciella integrationer just för reseräkningssystemet, utan att det enkelt går att integrera med era nuvarande system. Nedan kan du läsa om vilka olika integrationer som är vanliga att göra med ett reseräkningssystem.
Single Sign-On (SSO)
En vanlig integration mellan olika system är Singel Sign-On (SSO). Vi vet alla hur jobbigt det är att komma ihåg flera olika användarnamn och lösenord. Om det nya reseräkningssystemet erhåller SSO kan de anställda använda samma lösenord till reseräkningssystemet som när de loggar in på till exempel sin dator, epost eller er interna domän.
Det finns många olika tjänster som tillhandahåller SSO. Här är en lista på de vanligaste:
Synkronisera information om anställda
När man köper ett nytt system, blir det även ett till system där information om anställda ständigt ska vara uppdaterad. En vanliga integration kan vara att synkronisera information om anställda med det nya reseräkningssystemet så att ni slipper uppdatera information på två eller fler ställen. En sådan integration innebär att när ni uppdaterar information om en anställda i ert centrala system så sker samma uppdatering i reseräkningssystemet.
Många företag har en så kallad katalogtjänst där olika typer av information finns (det finns olika katalogtjänster, men ActiveDirectory är en av den vanligaste). Det kan bland annat vara en lista över alla anställda, en lista över företagets alla datorer eller något annat. Kan reseräkningssystemet synkas med er katalogtjänst så ni slipper uppdatera information på flera ställen?
Här är några förslag på olika katalogtjänster om ert företag ännu inte har ett sådant:
Synkronisera projekt
En annan vanlig integration är att föra över projekt från er katalogtjänst eller affärssystem till reseräkningssystemet. Det gör man också för att slippa uppdatera information i flera olika system. Även denna integration görs genom att koppla ert system med reseräkningssystemets API.
Lön- och bokföringsdata
För att minska den manuella hanteringen, framförallt för ekonomi- och löneavdelningar på företaget kan man integrera löne- och bokföringsprogram med reseräkningssystemet. Vissa reseräkningssystem har byggt direkta integrationer med löne- och bokföringsprogram medan man från andra reseräkningssystem kan exportera filer och sedan importera dem i löne- eller bokföringsprogram. Några av de vanligaste filformaten att jobba med är Excel-fil, SIE-fil, PaXML-fil och CSV-fil.
Det finns fördelar och nackdelar med båda varianterna:
| Direkt integration | Exportera filer |
|---|---|
| + Allt går direkt in i bokföringsprogrammet. | + Du hanterar själv vilken information som går in i ekonomisystemet. |
| + Större flexibilitet, i princip vilka system som helst kan koppplas ihop med varandra. | + Smidigt om du vill byta ekonomisystem. |
| - Om man byter ekonomisystem eller löneprogram måste även den automatiska kopplingen uppdateras. | + Enkelt att skicka material till er revisor. |
| - Du kan inte välja vilken information som bokförs, utan allt förs över automatiskt. | - Kan uppfattas som krångligt när du behöver exportera filen för att sedan importera (tar ofta ~5 minuter per månad). |
Det finns även två vanliga sätt att exportera data från reseräkningssystemet. 